العودة   منتديات صحابي > أقسام العلوم الاقتصادية > منتدى علوم التسيير والتجارة > منتدى ادارة الاعمال



السكرتاريه

منتدى ادارة الاعمال


السكرتاريه

السكرتاريه السكرتارية من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,, الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير 1 الــتـــخـــصــص اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية. 2

إضافة رد
 
LinkBack أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
قديم 10-27-2010   المشاركة رقم: 1 (permalink)
المعلومات
الكاتب:
اللقب:
الرتبة
الصورة الرمزية
 
الصورة الرمزية ياسمين نجلاء


البيانات
التسجيل: Sep 2009
العضوية: 5477
المشاركات: 10,609 [+]
بمعدل : 4.03 يوميا
اخر زياره : 02-07-2011 [+]
معدل التقييم:
نقاط التقييم: 1

التوقيت

الإتصالات
الحالة:
ياسمين نجلاء غير متواجد حالياً
وسائل الإتصال:

المنتدى : منتدى ادارة الاعمال
السكرتاريه



السكرتارية

من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,,

الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير

1 الــتـــخـــصــص

اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.

2 الـثـقافــة

أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.

3 اللــــــغـــــة

القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.

الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير

1 التنظيم

الإلمام بالنظم الإدارية.

2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.

3 اللوائح والتعليمات

الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.

أعمال السكرتير

الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.

الاتصالات الهاتفية

أهمية الاتصالات الهاتفية:

1 السرعة في نقل المعلومات
2 السرعة في انجاز الاعمال
3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.

قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي

1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب
2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز
3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية
4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية
5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية،
6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل
7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.

آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير

1 التأكد من صحة الرقم المطلوب
2 الايجاز في الحديث
3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية
4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.

آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث

1 التحدث بصورة مهذبة
2 التحدث في السماعة بهدوء
3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه
4 عدم الغضب أثناء الحديث
5 الإصغاء إلى المتكلم جداً
6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث
7 الاعتذار عند اي تأخير
8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.

ملاحظة:

هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ

: منتديات صحابي http://www.s7aby.com/showthread.php?t=52018


دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس

1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة
2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز
3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت
4 إعداد جدول خط سير الرحلة
5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس
6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس
7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة
8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر
9 إعداد ملف كامل للرحلة.

أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس

1 التصرف في المسائل الروتينية
2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين
3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس
4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة
5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.

ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
ب ملف المواضيع المؤجلة

السكرتير بعد عودة الرئيس

1 عرض الملفين السابقين
2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة
3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.

تنظيم مقابلات الزوار

1 السماح بالمقابلات الضرورية
2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً
3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار
4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد
5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس
6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً
7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته
8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر
9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.

المهارات المكتبية للسكرتير

1 فتح البريد
2 كتابة المراسلات
3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة
4 التخلص من الأوراق الزائدة
5 استخدام آلة التصوير.

أولا: فتح البريد:

عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:

1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب
2 افتح البريد فور وصوله
3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً
4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف
5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة
6 وزع البريد على من يهمه الأمر.

ثانياً: كتابة المراسلات

يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:

1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات
2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً
3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة
4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة
5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.

ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة

لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.
ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.

رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة

خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.
هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .

خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات

توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.
1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.

تلخيص المقالات

التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.




: منتديات صحابي http://www.s7aby.com/showthread.php?t=52018
أهمية تلخيص المقالات:

1 توفير وقت القارىء
2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى
3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.

الهدف من التلخيص

1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال
3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.

طرق التلخيص

تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية
2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.

الطريقة العلمية للتلخيص

1 جمع البيانات.
2 تصنيف البيانات والمعلومات
3 الربط بين المعلومات
4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية
5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية
6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها
7 تحليل النتائج
8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب
9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة
10 كتابة المرجع هذا المختصر.

المبادئ الأساسية

1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل.



hgs;vjhvdi










عرض البوم صور ياسمين نجلاء   رد مع اقتباس

قديم 06-25-2011   المشاركة رقم: 2 (permalink)
المعلومات
الكاتب:
اللقب:
الرتبة
الصورة الرمزية
 
الصورة الرمزية محمد الامين


البيانات
التسجيل: Jul 2010
العضوية: 11432
المشاركات: 8,006 [+]
بمعدل : 3.44 يوميا
اخر زياره : 08-07-2011 [+]
معدل التقييم:
نقاط التقييم: 124

التوقيت

الإتصالات
الحالة:
محمد الامين غير متواجد حالياً
وسائل الإتصال:

كاتب الموضوع : ياسمين نجلاء المنتدى : منتدى ادارة الاعمال
افتراضي

شكرا لك على الموضوع









عرض البوم صور محمد الامين   رد مع اقتباس
قديم 07-15-2011   المشاركة رقم: 3 (permalink)
المعلومات
الكاتب:
اللقب:
الرتبة


البيانات
التسجيل: Jul 2011
العضوية: 32873
المشاركات: 3 [+]
بمعدل : 0.00 يوميا
اخر زياره : 07-15-2011 [+]
معدل التقييم:
نقاط التقييم: 10

التوقيت

الإتصالات
الحالة:
haoping غير متواجد حالياً
وسائل الإتصال:

كاتب الموضوع : ياسمين نجلاء المنتدى : منتدى ادارة الاعمال
Women dream is to have all kinds style of shoe, don't let wear a kind of shoes is too bad,christian louboutin pigalle pumps it small cute appearance, many women love most.









عرض البوم صور haoping   رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة
Trackbacks are متاحة
Pingbacks are متاحة
Refbacks are متاحة



الساعة الآن 10:50 PM


Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2016, Jelsoft Enterprises Ltd.
Search Engine Optimization by vBSEO 3.6.1 TranZ By Almuhajir
new notificatio by 9adq_ala7sas
جميع حقوق محفوظة لشبكة صحابي لكل جزائرين والعرب

//

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302